General Data Protection Regulation (GDPR)

Protecția datelor în sistemul de curierat DPD România

A.Scopul Politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal:

A.1. Prin prezenta Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal, societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A., cu sediul social in Comuna Mogosoaia, Str. Buiacului, nr.2, Corp A – Unitatea A1 si A2, Judetul Ilfov, C.U.I. RO 9566918, inregistrat la ORC Ilfov cu nr. J23/409/08.02.2010, prin reprezentantii sai legali, are ca scop sa aduca la cunostinta clientilor sai faptul ca activitatea desfasurata in baza Codului CAEN 5320 “Alte activitati postale si de curier” se desfasoara in conformitate cu cerintele Regulamentului UE 679/2016 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date .

A.2. Societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A.administreaza datele cu caracter personal furnizate de clientii sai (persoane vizate) in conditii de deplina siguranta si numai pentru scopurile specificate.

Categoriile de date cu caracter personal pe care societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A. le prelucreaza:

B.1. Pentru realizarea activitatii specifice obiectului sau de activitate si pentru prestarea serviciilor oferite de catre societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A prin intermediul site-ului: https://www.dpd.com/ro/ro/, pot fi prelucrate urmatoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresa (domiciliu/resedinta), telefon, fax, e-mail, data si locul nasterii, sex, semnatura, informatii tehnice cu privire la dispozitivul vizitatorului site-ului (locatia acestuia, adresa IP, tipul de echipament hardware, informatii in legatura cu intervalul orar precum si data la care a fost folosit site-ul).

B.2. Pentru desfasurarea activitatii de vanzari de servicii de posta si curierat, pentru administrarea conturilor aferente clientilor DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, pentru transmiterea de informatii si de solutionare de reclamatii formulate de client, pentru desfasurarea de activitati de cercetare si/sau efectuarea de studii de piata sau de statistica, pot fi prelucrate urmatoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresa (domiciliu/resedinta), cod numeric personal, e-mail, telefon, fax, adrese de livrare la destinatie a expedierilor clientilor, conturile bancare ale unor expeditori/destinatari -persoane fizice -in activitatile de solutionare de reclamatii.

B.3. Pentru desfasurarea activitatii de reclama, marketing si publicitate, a activitati de promovare a serviciilor furnizate de DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, de desfasurarea a companiilor promotionale, de transmiterea de buletine informative si newslettere, de urmarire si monitorizare a vanzarilor si comportamentului consumatorilor si clientilor DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, pot fi prelucrate urmatoarele date cu caracter personal: nume si prenume, data si locul nasterii, telefon/fax, e-mail, adresa (domiciliu/resedinta), obisnuinte, preferinte, comportament comercial.
De asemenea, in cadrul campaniilor promotionale, pentru identificarea castigatorilor, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A prelucreaza date cu caracter personal constand in codul numeric personal si seria si numarul actului de identitate.

B.4. Pentru desfasurarea activitatii de relationare si informare a clientilor cu privire la evaluarea serviciilor oferite de DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, precum si pentru activitatea desfasurata in scopul imbunatatirii calitatii serviciilor oferite si furnizate, activitate desfasurata prin intermediul Departamentului de Relatii cu Clientii si/sau a Departamentului Comercial, pot fi prelucrate urmatoarele date cu caracter personal: nume si prenume, data si locul nasterii, telefon/fax, email, adresa (domiciliu/resedinta), voce, obisnuinte, preferinte, comportament, precum si alte date care pot rezulta din evaluarea de catre client a serviciilor oferite.

B.5. De asemenea, societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A prelucreaza date personale in legatura cu activitatile prezentate mai sus, in scopul arhivarii (pentru mentinerea evidentelor legate de activitatile desfasurate, in conformitate cu cerintele legale), in scop probatoriu (pentru protejarea drepturilor in justitie si exercitarea altor drepturi in conformitate cu dispozitiile legale), precum si pentru administrarea si monitorizarea contractelor incheiate cu clientii sai.

B.6. Datele cu caracter personal cu regim special de protectie, respectiv codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate, vor fi colectate si prelucrate doar in concordanta cu dispozitiile legale si doar in conditii limitative.

B.7. In cazul unor categorii de date, precum nume, prenume, adresa (domiciliu/resedinta), telefon, fax, e-mail, furnizarea acestora este este obligatorie pentru intocmirea documentelor de transport aferente serviciilor comandate societatii DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, pentru avizarea clientului in conformitate cu legislatia specifica activitatii de posta si curierat, consecintele refuzului de a le furniza determinand imposibilitatea societatii noaste de a efectua serviciile solicitate.

B.8. De asemenea, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A (prin intermediul Departamentului de Resurse Umane) prelucreaza date personale in cazul in care selecteaza si recruteaza persoane fizice care candideaza aplicand la un job disponibil in DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A;
In acest sens, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A va colecta numele si prenumele candidatului, adresa de email, numarul de telefon, informatii privind angajatorul precedent, precum si detalii privind fisa de post Cand un candidat aplica la un job in cadrul companiei, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A colecteaza informatii cu privire la website-urile de pe care a fost efectuata aplicarea, precum si mijloacele utilizate pentru efectuarea aplicatiei.

Scopurile colectarii si prelucrarii datele cu caracter personal

C.1. DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A colecteaza si prelucreaza datele cu caracter personal ale clientilor sai pentru urmatoarele scopuri de prelucrare:

a) realizarea serviciilor furnizate de DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, implicit prin intermediul site-ul https://www.dpd.com/ro/ro/, precum si administrarea acestor servicii;

b) desfasurarea de activitati comerciale de vanzare de servicii de posta si curierat, administrarea conturilor clientilor, efectuarea de cercetari si studii de piata, efectuarea de statistici;

c) desfasurarea activitatii de reclama, marketing si publicitate cu privire la serviciile oferite DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, desfasurarea de campanii promotionale, de transmiterea de buletine informative si newsletter, desfasurarea activitatii de urmarire si de monitorizare a vanzarilor de servicii de posta si curierat;

d) desfasurarea de activitati de relationare cu clientii, de informare a clientilor cu privire la serviciile oferite si efectuate, inregistrarea si solutiionarea de reclamatii, imbunatatirea calitatii serviciilor;

e) In scop probatoriu, in legatura cu activitatile de mai sus si cu activitatea de arhivare, asa cum aceasta a fost prezentata anterior;
f) recrutarea candidatilor care transmit CV-uri prin intermediul paginii

“Cariere” din website-ul : https://www.dpd.com/ro/en/about-company/cariere-profesionale-dpd/ sau pe orice alt mijloc de comunicare (corespodenta simpla, email, personal, site-uri de recrutare, in atentia Departamentului de Resurse Umane sau in atentia altui department DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A), in vederea derularii procesului de selectie – recrutare.

Destinatarii datelor cu caracter personal

D.1. DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A poate dezvalui datele cu caracter personal urmatoarelor categorii de destinatari:

a) subcontractorilor si agentilor DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A (prestatori de servicii de posta si curierat care desfasoara activitati in numele DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, in baza contractelor incheiate cu societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A), cu respectarea acestora a confidentialitatii, acestia garantand ca datele cu caracter personal prelucrate sunt pastrate in siguranta, iar furnizarea acestora se realizeaza doar in conformitate cu legislatia aplicabila, in vigoare;
b) prestatori/furnizori de servicii (de marketing, bancare, servicii financiare si tehnologii informationale (POS, TERMINALE PLATA CU CARDUL ) alte servicii), precum si alti destinatari (Politie, instante de judecata, Parchet, autoritati, alte organe ale Statului), care au rolul de a asista DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A in prelucrarea de date personale, in calitate de Imputerniciti, asistare care se realizeaza doar in limitele dispozitiior legale aplicabile si/sau ca urmare a existentei unor cereri in mod expres formulate cu privire la datele personale prelucrate.
c) Angajatilor departamentului Resurse Umane si managerilor departamentelor pentru care candidatii transmit CV-uri prin intermediul site-ului : https://www.dpd.com/ro/ro/sau pe orice alt mijloc de comunicare (corespodenta simpla, email, personal, site-uri de recrutare, in atentia Departamentului de Resurse Umane sau in atentia altui department DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A).
Prevederi speciale legate de minori

E.1. In activitatea desfasurata, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A nu are ca scop direct prelucrarea datelor cu caracter personal ale minorilor. In acest sens, DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A acorda o atentie deosebita acetor date, asigurandu-se ca orice prelucrare a datelor cu caracter personal ale minorilor se realizeaza doar in conformitate cu prevederile legale si doar in cazuri strict si limitativ determinate.

Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

F.1. Durata prelucrarii datelor cu caracter personal va fi determinata de urmatoarele considerente:

(a) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
(b) persoana vizată își retrage consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare;
(c) persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea sau persoana vizată se opune prelucrării ;
(d) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
(e) datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine operatorului în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidența căruia se află operatorul;

Situatiile de mai sus nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară:

a) pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare şi la informare;
b) pentru respectarea unei obligaţii legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorităţi oficiale cu care este învestit operatorul (OUG nr. 13/2013-art. 38 alin.5);
c) din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice;
d) în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, în măsura în care dreptul este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective;
e) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă (3 ani).
f) cand exista reglementari in vigoare care impiedica stergerea Datelor cu Caracter Personal(Ex: arhivare -10 ani-Legea contabilitatii 82/1991, art. 25 ).

F.2. DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A poate stoca date cu caracter personal pe durata determinate de lege, in scop probatoriu si de arhivare, precum si pentru realizarea de activitate de statistica, efectuarea de cercetare si studii de piata, administrarea conturilor clientilor.
F.3. Durata prelucrarii datelor cu caracter personal ale candidatilor selectionati si recrutati de DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A este de maxim 1 (un) an calculat de la data la care DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A a intrat in posesia CV-ului, perioada apreciata ca fiind necesara pentru furnizarea in atentia candidatului a serviciilor de recrutare solicitate.

Drepturile persoanei vizate, potrivit Regulamentului 679/2016

G.1. Societatea DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A garanteaza informarea si accesul la datele cu caracter personal prevazute in art. 13 si 14 in favoarea persoanelor vizate si garanteaza acestora drepturile prevazute de Regulamentul 679/2016, conform articolelor 15- 22 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679) , respectiv:

Dreptul de acces la date conform art.15;
Dreptul de rectificare a datelor, conform art.16;
Dreptul de ștergere a datelor, conform art. 17;
Dreptul la restricționarea datelor, conform art. 18,
Dreptul la portabilitatea datelor, conform art.20;
Dreptul de a obiecta, conform art.21;
Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv profilare, conform art.22;
Dreptul de a se adresa Autorității Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu caracter personal

G.2. Toate aceste drepturi pot fi exercitate prin e-mail la: [email protected] sau printr-o cerere scrisa, semnata si datata, de către persoana vizata transmisa la sediul social al parții care va acționa ca primitor al datelor de la cealaltă parte contractanta si operator de date cu caracter personal. Pe plicul in care va vi trimisa cererea se va trece mențiunea in atenția GDPR – DPO. Partea căreia i se va adresa solicitarea va răspunde acestei solicitări in termen de maxim 30 de zile in condițiile prevăzute de Regulamentul General privind protecția datelor.

G.3. Persoana vizata isi poate exercita oricare dintre aceste drepturi si prin trimiterea unei notificari pe adresa societatii DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A sau prin accesarea formularului de contact de pe site-ul : https://www.dpd.com/ro/ro/

G.4. Persoana vizata poate sa se opuna oricand si fara nicio justificare, prelucrarii datelor cu caracter personal in scop de marketing direct, prin trasmiterea unei solicitari pe adresa societatii DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A sau prin accesarea formularului de contact de pe site-ul : https://www.dpd.com/ro/ro/.

G.5.La finalizarea operatiunilor de prelucrare al datelor cu caracter personale, datele inregistrate vor putea fi transferate, integral ori partial, oricarei alte persoane juridice, care are obligatia de respectare a legislatiei speciale in vigoare, in conditiile in care acestea vor fi folosite In scopuri similare cu cele prevazute in prezenta Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal.
G.6.In cazul candidatilor selectati si/sau recrutati de catre DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A: pentru a revizui, bloca sau sterge datele personale pe care DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A le-a colectat, candidatul interesat trebuie sa trimita o solicitare in acest sens, pe email, in atentia : [email protected], cu solicitarea de a efectua in subiectul emailului mentiunea: „Cerere informatii personale”.

DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A va raspunde acestei solicitari in termenul legal de 15 zile calendaristice, dupa verificarea prealabila a identitatii candidatului care efectueaza solicitarea.
De asemenea, daca datele personale colectate de DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A sunt incorecte, acestea vor fi actualizate la cererea expresa a candidatului.

H.In cazul in care o persoana vizata s-a abonat la newsletter-urile DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A, acesta se poate dezabona oricând dand clic pe link-ul “Dezabonare” inclus in fiecare newsletter. DYNAMIC PARCEL DISTRIBUTION S.A

In general, ne este permis să procesăm informațiile dumneavoastră personale in vederea prestarii, in principal, a activitatii de curierat, conform Politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal: GDPR - DPD

Client-Expeditor = Clientul este o persoană fizica sau juridica care are/nu are un contract cu DPD RO pentru a livra colete către sau a colecta colete de la un destinatar. Clientul partajează datele personale ale destinatarilor cu DPD RO în scopul furnizării unui serviciu de livrare.

Ce informații colectăm de la dumneavoastră?	Cum folosim aceste informatii?	Care este baza noastră legală pentru prelucrarea informațiilor dvs?	Cât timp stocăm informațiile dvs?
Nume Complet/CNP/cont bancar	Pentru a încheia un contract de livrare	Contract/Ad-hoc/Interes legitim	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare(LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)-Art.25-5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Adresa de facturare	Pentru a încheia un contract de livrare și facturare	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare(LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)-Art.25-5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Adresa de email	Pentru contact	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare/pana la solicitarea stergerii
Numar de telefon	Pentru contact	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare/ pana la solicitarea stergerii
Semnatar autorizat	Pentru a preveni o frauda	Contract	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare
Datele dumneavoastră de conectare MyDPD	Pentru a ajuta la problemele tehnice	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare (pe perioada existentei contului)
Numele de utilizator și parola myDPD	Pentru a ajuta la problemele tehnice	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare (pe perioada existentei contului)
Numele, Adresa (inclusiv țara) Numărul Ref al Clientului	Prevenirea tranzitului de export de colete către și de la persoane fizice și juridice pe liste internaționale de sancțiuni și embargouri	Obligatie legala si contractuala/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare(LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)-Art.25-5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Destinatar – o persoana care intenționează să aibă o colectare sau livrare de la DPD RO sau unul dintre clienții noștri.

Ce informații colectăm de la dumneavoastră?	Cum folosim aceste informatii?	Care este baza noastră legală pentru prelucrarea informațiilor dvs?	Cât timp stocăm informațiile dvs?
Nume Complet	Pentru a livra un colet persoanei numite	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare(LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)-Art.25-5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Adresa de livrare	Pentru a vă livra la adresa furnizată	Contract / Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare
Numar de telefon	Pentru a contacta în cazul în care asistența este necesară pentru livrarea coletului și pentru a furniza notificări de livrare	Contract/ Ad-hoc	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare /pana la solicitarea stergerii
Adresa de email	Pentru a furniza notificări de livrare și sondaje privind experiența de livrare	Contract si Interes legitim	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare //pana la solicitarea stergerii

POD	Pentru a confirma livrarea	Contract/interes legitim	Atâta timp cât este necesar în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și legislatia de curierat in vigoare.
Numele, Adresa (inclusiv țara) Numărul coletului, Numărul de Client Ref	Prevenirea tranzitului de export de colete către și de la persoane fizice și juridice pe liste internaționale de sancțiuni și embargouri	Obligatie legala si contractuala	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare(LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)-Art.25-5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Numărul de telefon folosit pentru a ne suna	Pentru a înregistra apelurile efectuate către DPD	Interes legitim	Pana la solicitarea stergerii
O înregistrare a tuturor apelurilor de intrare și de ieșire	Pentru instruire și monitorizare	Consimtamant si Interes legitim	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare
Adresa de e-mail folosită pentru a ne contacta	Pentru a înregistra e-mailurile care au fost făcute către DPD	Interes legitim	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare
O înregistrare a tuturor e-mailurilor pe care le-ați trimis Echipei noastre de Servicii pentru clienți	Pentru a face față oricăror întrebări sau reclamații	Interes legitim	Atâta timp cât este necesar, în conformitate cu Legile privind Protecția Datelor și Programul de Păstrare