Your delivery experts

Politika sprječavanja sukoba interesa i borbe protiv korupcije

1. OPĆE ODREDBE

1.1.       UVOD I POLJE PRIMJENE

Ova politika definira pravila za primjenu i upravljanje preventivnim mjerama koje se poduzimaju kako bi se spriječili sukobi interesa (conflict of interest, dalje u tekstu: “COI”), kao i korupcija ili mito u svim društvima članicama DPD Grupe (dalje u tekstu: “DPD) koja posluju u regiji Središnje i Istočne Europe, koje su ujedno uključene u “CEE klaster” (dalje u tekstu: “CEE), te kako bi se umanjili njihovi negativni učinci.

Društva koja su dijelovi CEE (dalje u tekstu: “poslovne jedinice“ ili “PJ-ovi”, a svako pojedinačno kao “PJ”) u obvezi su provesti ova pravila i mjere kako je opisano u nastavku, te ih poštivati i slijediti, u mjeri koja im je moguća sukladno lokalnim uvjetima.

Postojanje ove politike ne implicira da PJ-ovi ne mogu izmijeniti sljedeća pravila i dodati svoje lokalne mjere, posebice u slučajevima kada nacionalno zakonodavstvo zahtijeva od PJ-a da usvoji takve mjere koje nisu izrijekom navedene u ovoj politici.

Svaka je PJ odgovorna, putem svojeg Službenika za praćenje usklađenosti poslovanja (compliance), za potpunu usklađenost svoje prakse s nacionalnim zakonodavstvom koje regulira sprječavanje COI i njegovu politiku borbe protiv korupcije.

Svrha ove Politike (pravila za) sprječavanja sukoba interesa (COI) i borbe protiv korupcije je zaštititi interese klijenta DPD-a, podizvođača DPD-a (uključujući i one potencijalne) ili drugih osoba i građanskog društva u odnosu na poduzetničko ponašanje DPD-a i pružanje usluga DPD-a.

Ova je politika namijenjena svim zaposlenicima, vezanim zastupnicima i drugim pojedincima koji surađuju s dotičnom PJ (zajednički nazvani “Radnici” ili “Zaposlenici”). Svaka PJ će osigurati da njeni Radnici budu sustavno i učinkovito upoznati s načelima definiranima u ovoj politici, bilo putem radionica, satova obuke, ugovornih odredbi i/ili bilo kojim radnjama i sredstvima. 

 

 2. SPRJEČAVANJE COI

2.1.       SLUČAJEVI COI

 

Ova politika sadrži načela identificiranja i upravljanja COI-ovima:

a)      između CEE PJ-a, njihovih menadžera, vezanih zastupnika i/ili zaposlenika, i

  • klijenata ili potencijalnih klijenata PJ-a;
  • podizvođača i drugih partnera PJ-a, uključujući one potencijalne;

b)      između klijenata / dobavljača / partnera ili potencijalnih klijenata / dobavljača / partnera.

 

Traži se od svake PJ da se pridržava ovih pravila sprječavanja COI, kako je definirano u ovom dokumentu, kao i Kodeksa ponašanja Grupe DPD, načela koja će svaka PJ također uključiti u svoj vlastiti Kodeks ponašanja.   

2.2.       OSNOVNI PREDUVJETI ZA UČINKOVITO UPRAVLJANJE COI-ima

Kao dio učinkovitog upravljanja COI, svaka PJ mora: 

a)      postaviti i primijeniti sustav regrutiranja zaposlenika koji je sukladan sljedećim pravilima: 

  1. 1.   Nije dozvoljeno zapošljavati izravne ili neizravne rođake za poslove koji uključuju odnos s izravnim nadređenim / podređenim.

Ovo se odnosi na djecu, roditelje i supružnike, kao i braću ili sestre, nećake, stričeve i tete, supružnike djece (zet, snaha), djecu supružnika (posinak, pokćerka), roditelje supružnika (svekar, svekrva), supružnici roditelja (poočim, pomajka);

 

2. zaposlenici PJ-a ne smiju biti u rodu s njegovim poslovnim takmacima:

  1. i.         vlasnicima, suvlasnicima ili nositeljima trgovačke licence ,
  2. ii.        u radnom odnosu ili sličnom odnosu;
  3. iii.      ovlašteni zastupnici ili drugi zastupnici interesa takvih poslovnik takmaca.

 

Poslovni takmac znači bilo koju pravnu osobu, čija je poslovna djelatnost identična ili slična sljedećem:

  • otprema ili prijevoz robe, predmeta ili tereta;
  • skladištenje i logistika;
  • druge djelatnosti koje PJ, u svojim specifičnim lokalnim okolnostima, izvodi kao svoju glavnu poslovnu djelatnost.

 

U slučajevima kada zaposlenik PJ-e osobno ne ispunjava kriterije koji su ovdje gore navedeni, ali njegov/njen izravni ili neizravni rođak ih ispunjava, zaposlenik i dalje ima obvezu obavještavanja sukladno Članku 2.4 - 1.

b)      imati organizacijsku strukturu koja osigurava neovisnost osoblja u dotičnim odjelima na takav način koji učinkovito sprječava neželjeni protok informacija, te njihove moguće zlouporabe ili iskrivljavanja. Ovo znači, između ostalog:

  1. imati ustanovljenu neovisnu Funkciju kontrole za nadziranje i analizu bilo kojih prihoda i troškova koji se odnose na poslovnu djelatnost ;
  2. imati ustanovljenu neovisnu Funkciju interne revizije radi verifikacije rezultata i uspostavljanja upravljanja procesima i rizikom;
  3.  periodički verificirati pouzdanost alata za izvješćivanje.

 

c)      imati sustav interne kontrole koji osigurava višestruke provjere prije nego li Društvo uđe u neki ugovorni odnos, posebice na način:

 

  1. primjena načela „četiri-oka“ (2 osobe) kod odobravanja bilo kojih troškova, posebice narudžbi odobrenja i CAPEX (kapitalni troškovi);
  2. odobravanje bilo kojih gotovinskih troškova od strane

višeg menadžmenta (nema samo-odobravanja);

3.      višestruka autorizacija svih bankovnih virmana i naloga za

plaćanje;

  1. odobravanje bilo kojih ugovora koji ustanovljavaju obveze za PJ od strane najmanje 2 osobe prije njihovog potpisivanja, te vođenje cjelokupne evidencije ugovora s neograničenim pristupom za internu reviziju;
  2. ustanovljavanje transparentnog procesa za javljanje na natječaje, njihovu provedbu i procjenu za bilo koje ugovore koji zadovoljavaju vrijednost investicije ili obvezuju PJ da opetovano naručuje te usluge/robu. Mora se osigurati da nekoliko osoba, međusobno neovisno unutar organizacije, sudjeluju u odabiru druge ugovorne strane. Pravila o odabiru i procjenu ugovaratelja PJ-a trebaju biti ustanovljena u njihovim korporativnim smjernicama. 

 

d)      primijeniti sljedeća načela kada se Društvo sprema sklopiti neki ugovorni odnos: 

 

  1. osobe koje sudjeluju u odabiru i procjeni druge ugovorne strane ne smiju biti ni u kakvom osobnom odnosu niti imati ikakvih interesa za suradnju s takvim drugim ugovornim stranama, oko opsega ispostavljenih narudžbi kod tih ugovornih strana, dogovora oko naknada ili trajanja suradnje. PJ mora uspostaviti sustav kako bi isključila takve osobe iz procesa donošenja odluka u slučajevima kada to može utjecati na interese PJ;

2.      ako bilo koji ugovor (osim ugovora o radu) treba biti sklopljen između DPD-a i fizičke/pravne osobe koja je:

 

i.         u radnom ili sličnom odnosu s PJ-om ili drugom pravnom osobom iz DPD Grupe;

 ii.        direktor ili član Uprave PJ-a ili druge pravne osobe iz DPD Grupe;

 iii.      u vlasništvu, zajedničkom vlasništvu ili pod kontrolom osobe navedene u (i.) i (ii.) ranije u tekstu;

 iv.      izravan ili neizravan rođak (vidi točku 2.2 - a.) bilo koje osobe navedene u točkama (I.) i (ii.) ranije u tekstu, ili takva druga fizička ili pravna osoba koja je pod kontrolom ili kojom upravlja takva osoba;

tada takav ugovorni odnos može biti ustanovljen samo uz izričiti pristanak glavnog direktora (CEO) poslovne jedinice i to nakon izričite prethodne obavijesti glavnog direktora (CEO) PJ-a o prirodi takvog odnosa koji bi se mogao doživjeti kao sukob interesa (COI).

  • Kada je osoba u potencijalnom sukobu interesa sam glavni direktor (CEO) / član Uprave ili  CEE voditelj, tada će  CEE regionalni menadžer odobriti takav ugovorni odnos pod istim uvjetima.
  • Kada je osoba u potencijalnom sukobu interesa sam CEE regionalni menadžer, tada će njegov nadređeni DPD menadžer ili uprava odobriti takav ugovorni odnos pod istim uvjetima.

 

  1. Sustav odobravanja i periodičkog pregleda određivanja cijena i ugovornih uvjeta prema individualnim klijentima društva ustanovljen je kako bi se izbjegle bilo kakve nerazumne cijene, popusti ili nepoštene prednosti u poslovnom odnosu između PJ-a i klijenta.

 

  1. i.             nerazumne cijene ili nepoštene prednosti znače takve ugovorne dogovore koji ne odgovaraju trenutačnim uvjetima određivanja cijena i poslovnim uvjetima klijenta, uzimajući važnost klijenta za PJ, osim ako su takve prednosti očigledno uravnotežene s drugim specifičnim prednostima za PJ/DPD ili drugim legitimnim interesima;
  2. ii.             takav pregled mora se primijeniti na sve klijente, bez iznimke. 

 

2.3.  IDENTIFIKACIJA I UPRAVLJANJE COI-ima

 

Načela identificiranja COI-a:

 

a)      Kod identificiranja i procjenjivanja COI, uvijek se razmatra u odnosu na PJ, DPD ili osobu u mogućem sukobu interesa (COI):

  1.   može li navedeni pribaviti financijsku prednost ili izbjeći financijski gubitak na štetu PJ ili DPD-a;
  2. može li naveden imat druge interese u ishodu, tijeku ili uvjetima usluge koja se pruža klijentu, ili u isodu, tijeku ili uvjetima izvedbe koja se treba pružiti nego li u interesu DPD-a;
  3.  može li navedeni na drugi način biti motiviran dati prednost interesima klijenta ili ugovaratelja pred interesima PJ-a ili DPD-a;
  4. vodi li poslovanje ili zastupa poslovne interese pravnih osoba koje nisu PJ/DPD na u istoj ili sličnoj grani (branši) poslovne djelatnosti (pogledati Odlomak 2.2 - a.);

Traži se od svih organizacijskih jedinica PJ-a i zaposlenika da sudjeluju u identificiranju i upravljanju COI-om, te u slučaju rizika ili stvarne pojave COI-a, oni moraju obavijestiti svoje nadređene o toj činjenici odmah nakon saznanja. 

Kada nije u potpunosti jasno je li određena osoba u COI-u, tada se mora primijeniti pravilo “ako postoji sumnja, postupiti strože”, tj. kao da je takva osoba doista u COI-u. 

U slučajevima COI-a, viši menadžer će prilagoditi (a u slučaju kada on/a nije nadležna donijeti takvu odluku, potaknuti usvajanje) mjere za osiguranje da riskantna osoba bude isključena iz procesa donošenja odluka i administrativnih procesa. 

 

2.4. PROCEDURE ZA UPRAVLJANJE MATERIJALNIM COI-om

PJ mora ustanoviti i primijeniti takav sustav interne kontrole koji može, u odnosu na pojedine djelatnosti PJ-e, identificirati, na pravovremen način, bilo koje okolnosti koje mogu dovesti do toga da COI  predstavlja materijalan rizik nanošenja štete interesima PJ-e/DPD-u (dalje u tekstu “materijalni COI”).

Takav materijalan COI znači, između ostalog, situacije opisane u:-

1.  Odlomku 2.2 - a. - 2. ove Politike (odnos s poslovnim takmacima ili poslovnom djelatnosti);

PJ će poduzeti sljedeće mjere:

a)    Sprječavanje materijalnog COI-a

  • Sve osobe koje uđu u radni odnos s PJ ili su ovlaštene djelovati temeljem punomoći za račun i u ime PJ, shće izjaviti, prije zasnivanja takvog odnosa ili ovlaštenja, da nisu u odnosima definiranima u Odlomku 2.2 - a. - 2. ove Politike;

Ø  Zaposlenici u vodećem ili srednjem menadžmentu PJ-e će periodički izjaviti, na početku svake kalendarske godine i najkasnije do kraja siječnja, da nisu u odnosima definiranima u Odlomku 2.2

- a. - 2. ove Politike.

b)    Obveza zaposlenika obavještavati vezano za materijalni COI 

  • Gore navedene osobe su u obvezi pružti informacije o bilo kojim okolnostima koje su se moguće javile tijekom radnog odnosa / zastupanja, a koje bi mogle, bez obzira kako ih se tumači, predstavljati situacije opisane u Odlomku 2.2, a.- 2. ove Politike, te su u obvezi pribaviti odgovarajući pristanak PJ-e. Kada obveza obavještavanja nije ispunjena, ili pristanak nije odobren, a zaposlenik/zastupnik time svjesno postane uključen u COI, PJ pridržava pravo, sukladno lokalnim zakonima, zaštiti interese PJ-e/DPD-a i okončati radni odnos ili povući ovlaštenje dotičnoj osobi u sukobu interesa. 

 

2.  Odlomak 2.2 - d. - 2. ove Politike (odnos s bliskim osobama)

PJ će poduzeti sljedeće mjere:

a)    Sprječavanje materijalnog COI

  • Kao dio natječajne dokumentacije, potencijalni ugovaratelji izjavljuju da nemaju saznanja da sami ugovaratelj ili bilo koja osoba koja može utjecati na potencijalni ugovorni odnos jest ili jesu u bilo kakvom COI s PJ-om/DPD-om. Takva se izjava može zamijeniti potpisanim Kodeksom ponašanja dobavljača ili sličnim dokumentom, ako je to dio prakse PJ-e;
  • Kada PJ sklopi ugovor u vrijednosti koja premašuje EUR 35.000 ili za opetovanu redovitu izvedbu u razdoblju dužem od 6 mjeseci, dotični ugovaratelj će prihvatiti DPD-ov Kodeks ponašanja dobavljača kao dio ugovora, ili će predstaviti vlastiti sličan dokument koji regulira etičke i anti-koruptivne aspekte poslovanja koji su u skladu s zahtjevima DPD-a.

b)    Buduće obveze ugovaratelja

 

2.5.   PRIMARNI POTENCIJALNI SLUČAJEVI COI-a

COI se može primarno javiti u sljedećim slučajevima, i stoga, PJ treba posvetiti posebnu pažnju ovim područjima kod predlaganja, primjene i razmatranja preventivnih mjera, te treba fokusirati svoje aktivnosti interne revizije na sljedeće:  

a)      Odabir ugovaratelja, posebice za opetovanu isporuku, pomoćne usluge ili zakup poslovnih prostorija;

b)      Pružanje usluga rukovanja i angažiranje agencijskih radnika;

c)       Naknade ugovornih prijevoznika i definiranje ugovornih ruta prijevoznika;

d)      Procjena ugovaratelja i ugovornih prijevoznika;

e)      Određivanje cijena klijenta, odobravanje popusta, odlučivanje o “poslovnim rješenjima”;

f)        Odobravanje iznimki od Općih uvjeta poslovanja.

 

3. POLITIKA BORBE PROTIV KORUPCIJE

 

3.1. STIMULACIJE

PJ i njeni zaposlenici, agenti ili drugi zastupnici ne smiju, prilikom izvođenja svojih aktivnosti, prihvatiti, nuditi ili davati provizije, naknade ili nerazumne nenovčane prednosti koje mogu dovesti do povrede dužnosti PJ-e da djeluje na kvalificiran, pošten i pravedan način i da uloži najveći mogući napor na sprečavanju radnji koje su nesukladne s navedenim vrijednostima.

Međutim, ova definicija ne znači da, u opravdanim slučajevima, kada je takvo ponašanje u najboljem interesu PJ/DPD-a i, istodobno, ne postoji sumnja o poštenosti i pravednosti takvog postupanja, nije dozvoljeno primiti bilo kakve stimulacije.

Kod procjene jesu li stimulacije dane sukladno načelu poštenja i pravednosti, nužno je razmotriti takvo ponašanje kakvim se isto može činiti s gledišta neovisne treće strane.

 

Primjeri prihvatljivih stimulacija:

a)      Stimulacije (posebne nagrade) za popunjavanje slobodnih mjesta ili preporuka za kandidata za posao, kada situacija na tržištu rada takvo nalaže. Kriteriji za odobravanje takvih stimulacija moraju biti jednaki za sve osobe koje istima udovoljavaju, te mogućnost dobivanja takve stimulacije ne smije biti ograničena. Iznos stimulacije ne smije biti očigledno neproporcionalan značaju pozicije i situaciji na tržištu rada.

b)      Bonusi za zaposlenike koji premašuju standardan sustav davanja naknada za iznimne radne napore, benefiti za poslovnu djelatnost PJ/DPD-a, ili za iznimne doprinose poboljšavanju kvalitete usluga ili internih proces. Bonusi se mogu davati na temelju odobrenih programa motivacije koji su dostupni pod istim uvjetima svim zaposlenicima na tim organizacijskim pozicijama ili na takvim razinama, kojima je program namijenjen. Individualni programi stimulacije dozvoljeni su u opravdanim slučajevima samo i nakon što ih je odobrio izravni menadžer tog nagrađenog zaposlenika i osoba odgovorna za proračun za ljudske resurse u dotičnoj PJ.

c)      Operativne stimulacije, kao što su posebne ponude ili naknade kao podrška suradnji ugovornih prijevoznika s PJ, dozvoljene su ako su iste dio odobrenih programa usmjerenih na promociju poslovanja i razvoj odnosa dobavljač-klijent u PJ-i, te ako su dostupne svim pravnim osobama koji udovoljavaju takvim kriterijima.

d)      Prodajne stimulacije, kao što su posebne ponude specifičnim grupama klijenata, dozvoljene su ako su dio odobrenih programa usmjerenih na promociju poslovanja i razvoj odnosa dobavljač-klijent u PJ-i, te ako su dostupne svim pravnim osobama koji udovoljavaju takvim kriterijima.

 

3.2.       MJERE BORBE PROTIV KORUPCIJE

 

Od svake PJ se traži, i interno (prema zaposlenicima) i vanjski (prema klijentima, ugovarateljima i drugim vanjskim dionicima), da jasno i transparentno objave svoju posvećenost ne davanju, odnosno ne prihvaćanju bilo kojeg oblika neopravdanih prednosti i/ili mita koji bi se mogli smatrati manifestacijom koruptivnog ponašanja.

Takva izjava može se dati, primjerice, ustanovljavanjem takve posvećenosti u Kodeksu ponašanja PJ-e (sukladno Kodeksu ponašanja DPD Grupe) ili bilo kojom drugom vidljivom izjavom posvećenosti politici borbe protiv korupcije.

 

PJ će poduzeti sljedeće mjere:

i.  Obavijestiti bilo koju treću stranu o svojoj posvećenosti ne nuđenju niti prihvaćanju bilo kojeg oblika neprikladnih benefita ili mita (npr. objavom dotičnog Kodeksa ponašanja PJ-e ili njegovih dijelova na web stranicama, itd.);

ii.  Uključivanjem obveze ne nuđenja niti prihvaćanja bilo kojeg oblika neprikladnih benefita ili mita u ugovoru s ugovarateljima ili Kodeksu ponašanja ugovaratelja, te to potvrditi od strane dugotrajnih ugovaratelja PJ-e (vidi točku 2.4 - 2.), tj. ugovornih prijevoznika;

iii.  Obvezati sve zaposlenike PJ-e u smislu gore navedenih obveza, tj. izričito izjaviti da su upoznati s Kodeksom ponašanja i da će se istoga pridržavati, u ugovoru o radu ili odvojeno;

iv.  Sistematski i periodički podizati svijest zaposlenika o gore navedenim obvezama, tj. putem informacijskih kampanji unutar kuće, osposobljavanjima, e-učenjem itd. PJ će, prilikom planiranja, izrade ciljeva i provedbe takvih aktivnosti, razmotriti koje grupe zaposlenike su najviše izložene riziku povređivanja gore navedenih obveza;

v.  Ustanoviti pouzdanu i vjerodostojnu metodu izvještavanja o bilo kojim navodnim incidentima vezano za korupciju, kako bi se osiguralo da taj sustav bude diskretan, te da se zaštiti identitet osobe koja je izvršila prijavu;

vi.  Ustanoviti diskretnu metodu istrage navodnih koruptivnih incidenata, kao i sankcija ili kazni, ako doista isti budu nametnuti osobama ili pravnim osobama uključenima u takve incidente, kako i čuvati podatke o istrazi povjerljivima; 

vii.  Osigurati da se ne tolerira nikakvo koruptivno ponašanje, a u slučaju kada je počinitelj identificiran, poduzeti takve mjere kako bi se osiguralo da takvo ponašanje prestane, odnosno da se spriječi ponavljanje istoga.  Takve mjere mogu, kako je prikladno i proporcionalno, uključivati:

  • Prestanak radnog odnosa, povlačenje ovlaštenja ili prekid suradnje;
  • Prebacivanje dotičnog zaposlenika na drugi posao gdje je takvo ponašanje nemoguće;
  • Bilo koje druge mjere sukladno važećim zakonima, pod uvjetom da su dostatne za sprječavanje nastavka koruptivnog ponašanja ili njegovog ponavljanja.

       viii. Prijaviti bilo koje ozbiljne slučajeve koruptivnog ponašanja, uključujući slučajeve          pokušaja, nadležnim istražnim tijelima ili administrativnim tijelima,  te čuvati sve evidencije              o tim incidentima, uključujući njihovo rješenje.

 

3.3.       POLITIKA VEZANO ZA DAROVE I UGOŠĆIVANJE

Od svake PJ se traži, unutra njenih poslovnih procedura, da jasno i opsežno upozna svoje zaposlenike i zastupnike s važećim pravilima o primanju darova i poziva u poslovnim odnosima, te osigurati, u mjeri odgovarajućoj dotičnoj poziciji, da se poštuju ova pravila.

  • DPD Grupa ne tolerira prihvat bilo kojeg oblika osobnih benefita koji se daju kako bi se dobila ili pružila neprikladna poslovna prednost.  
  • Ovo načelo, međutim, ne primjenjuje se na prihvat ugošćivanja razumne vrijednosti, kada je to uobičajen dio redovite poslovne prakse i razvoja poslovnih odnosa s partnerima.

 

Definicija dara / ugošćivanja 

U smislu ove Politike vezano za darove i ugošćivanje, darovi ili ugošćivanje (dalje u tekstu: „Darovi“) znači bilo koji predmeti ili usluge koje ne predstavljaju predmet poslovnog odnosa između ugovaratelja i PJ/DPD-a, te ih nude zaposleniku PJ-e od strane bilo koje osobe, pravne osobe ili društva, koji su započeli ili žele započeti poslovni odnos s PJ-om. Ovo uključuje npr. Marketinške i promotivne artikle, posebne usluge ili pozivnice na različita društvena događanja. 

 

Načela kod primanja darova

Zaposlenik PJ-e može primiti dar pod uvjetom da:

 

  • Primitak istog je u skladu s poslovnom politikom i ne može se smatrati mitom, nagradom, podrškom ili značajnim prihodom za takvog zaposlenika, a u isto vrijeme to ne znači povredu važećih zakonskih propisa i/ili internih propisa PJ-e / DPD-a, te reputacija društva neće biti kompromitirana u slučaju otkrivanja informacije o tome;

 

  • Dar je manje vrijednosti (otprilike do nominalne vrijednosti od EUR 50) i samo je jednokratan dar. Ako vrijednost ponuđenog dara očigledno premašuje EUR 50, ili gdje se njegova vrijednost ne može unaprijed procijeniti, a postoji pretpostavka da bi se ta granica mogla premašiti, zaposlenik mora obavijestiti nadležnog Službenika za usklađenost poslovanja (Compliance Officer) ili glavnog direktora (CEO) / direktora o takvom ponuđenom daru i mora pitati za njihovo odobrenje, prije prihvaćanja tog dara. U slučaju kada su uključeni CEO ili direktor društva ili zaposlenik na CEE položaju, oni moraju pitati za dozvolu CEE regionalnog menadžera.

 

U slučaju kada ukupna vrijednost ponuđenih ili danih darova od strane jednog poslovnog partnera ili osobno povezanih pravnih osoba premašuje EUR 500 u jednoj kalendarskoj godini, Službenik za usklađenost poslovanja (Compliance Officer) društva i glavni direktor (CEO) / direktor društva (ili CEE regionalni direktor, u gore navedenim slučajevima) mora biti obaviješten, a bilo koji daljnji darovi koji premašuju navedenu granicu mogu se prihvatiti samo uz njihov pristanak.

 Ova pravila nemaju namjeru ograničiti redovne poslovne aktivnosti, kao što su radionice, poslovni sastanci i prezentacije (poslovni domjenci, ručkovi i druge aktivnosti koje se provode kako bi se izgradio poslovni odnos).

Međutim, niti u kojem slučaju takvi pozivi se ne mogu tražiti u nerazumnoj mjeri ili biti dodijeljeni pomoću bilo kojih protu-ponuda koje su obećane ili pružene u formi neprikladnih poslovnih prednosti.

U slučaju bilo kakve sumnje u pogledu prikladnosti dara ili nekog ponašanja, ili u pogledu cijene, nužno ih je odbiti jer su nesukladne načelima društva. Kod donošenja takve odluke, zaposlenici ne smiju samo razmatrati može li takav dar ili aktivnost utjecati na njihovo donošenje odluka, već također može li se to smatrati upitnim s pozicije treće strane, kao neovisnog promatrača.

Prihvat bilo kojeg  dara (uključujući onih dozvoljenih sukladno ovim pravilima) je osobna odluka i radnja određene osobe, te se BU/DPD niti u kojem slučaju  ne mogu smatrati odgovornima za bilo koje (čak i negativne) posljedice takvog prihvata.