Welche Pflichtdokumente bzw. Nachweise muss ich als Systempartner für eine Zusammenarbeit mit DPD einreichen?

Halten Sie für die erste Kontaktaufnahmen über das Systempartner Bewerberformular folgende Daten Ihres Unternehmens bereit:

  1. Unternehmensstammdaten (Name, Rechtsform, Inhaber, Adresse)

  2. Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Website)

  3. Anzahl der sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter

  4. Gewerbeanmeldung

  5. Güterkraftverkehrserlaubnis falls vorhanden

  6. Details zum Fuhrpark

Im Anschluss an die Bewerbung als Systempartner sind folgende Unterlagen einzureichen:

  • Präqualifizierung:  Die akkreditierte Präqualifizierung für Kurier-, Express- und Paketdienste der Zertifizierung Bau GmbH ist eine freiwillige Zertifizierung, die von DPD für eine vertragliche Zusammenarbeit vorausgesetzt wird. Einzelheiten zu den einzureichenden Dokumenten und dem Ablauf des Verfahrens finden Sie hier: KEP (zert-bau.de).

  • Eigenerklärung: index.php (zert-bau.de).

  • Handelsregisterauszug: Das Handelsregister gibt Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens (z. B. Jahresabschlüsse & Bilanzen). Eintragungspflicht haben e. K., Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG) Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht ausgenommen.

  • Gewerbeanmeldung/Gewerbeschein: Anmeldung eines Gewerbebetriebs bei der zuständigen Behörde (örtliches Gewerbeamt (https://gruenderplattform.de/behoerdenwegweiser) zur Bestätigung, dass eine selbstständige, gewerbliche Tätigkeit aufgenommen wurde. Bestätigung erlangt man durch den Gewerbeschein.

  • Kopie der letzten Anzeige gemäß §36 Postgesetz: Wer Postdienstleistungen erbringt, hat die Aufnahme, Änderung und Beendigung des Betriebes bei der Bundesnetzagentur über folgendes Formular (Anzeige_36_EU-V7_Stand 30.3.2021 (bundesnetzagentur.de).

  • Bestätigung der Eintragung im Berufsregister des Firmensitzes (IHK): Netzwerk der 79 Industrie- und Handelskammern, Anmeldung erfolgt in der Regel durch das Gewerbeamt, Beitrag der Mitgliedschaft variiert je nach Ort und ist abhängig von der Leistung des Unternehmens.

  • Bescheinigung in Steuersachen (ehem. „Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung“): Wird vom zuständigen Finanzamt ausgestellt und gibt Auskunft über vorhandene Steuerrückstände, das Zahlungsverhalten oder die Erfüllung der Steuererklärungspflichten, Gebühr kann entfallen, wenn bei Antragsstellung der Zweck „Bewerbung um öffentlichen Auftrag“ angegeben wird.

  • Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung/en der Krankenkasse/n mit Angabe der dort versicherten Mitarbeiteranzahl: Bescheinigung der Krankenkasse enthält die Zahl der bei der Krankenkasse versicherten Beschäftigten und gibt Auskunft über die Pflicht zur Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge, Antrag erfolgt bei den jeweiligen Krankenkassen.

  • Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft mit Angabe der Lohnsummen: Die Berufsgenossenschaft (BG) Verkehr ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen aus dem Transport- und Verkehrsgewerbe. Nach der Gewerbeanmeldung wird man automatisch Mitglied bei der BG Verkehr oder kann sich telefonisch bzw. schriftlich anmelden. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist ein Nachweis, dass ein Eintrag in die BG besteht und die Beiträge gezahlt wurden + Angabe der Lohnsummen https://bgdirekt-weblogin.bg-verkehr.de/?back=https%3a%2f%2fbgdirekt.bg-verkehr.de%2f.

  • Auszug Gewerbezentralregister: Register zur zentralen Aufzeichnung von gewerblichen Verstößen (besondere Abteilung beim deutschen Bundesamt für Justiz): Verwaltungsentscheidungen (Rücknahme von Erlaubnissen usw.), Verzichte auf Zulassung, Bußgeldentscheidungen wegen Ordnungswidrigkeiten, Verurteilungen gegen Gewerbetreibende. Antrag ist bei der zuständigen Gewerbebehörde zu stellen oder über das Online-Portal des Bundesamtes für Justiz (https://www.fuehrungszeugnis.bund.de/).

  • Güterkraftverkehrserlaubnis: siehe weiter unten.

  • Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Hinweis zur Steuernummer bzw. Umsatzsteuer Identifikationsnummer: Hier wird die Nummer deines Gewerbes und nicht die private Steuernummer benötigt. Im Normalfall übermittelt das Gewerbeamt deine Gewerbeanmeldung automatisch an die zuständige Finanzbehörde, woraufhin man einen Fragebogen erhält.

  • Polizeiliches Führungszeugnis des Firmeninhabers: Das Führungszeugnis ist eine Urkunde, die bescheinigt, ob die betreffende Person vorbestraft ist oder nicht. Das Zeugnis ist bei der zuständigen Meldebehörde zu beantragen oder über das Online-Portal des Bundesamtes für Justiz (https://www.fuehrungszeugnis.bund.de/).

  • Auszug Verkehrszentralregister / Fahreignungsregister: Wird vom Kraftfahrt-Bundesamt in Flensburg geführt und speichert Daten gemäß dem Straßenverkehrsgesetz. Hier werden Verstöße im Straßenverkehr geregelt bzw. gefahndet. Die Überprüfung Ihres Punktestandes können Sie online beantragen: https://www.kba.de/DE/ZentraleRegister/FAER/Auskunft/faer_auskunft_node.html.

  • Verbindliche Bankverbindungsmeldung DPD SEPA Formular: Angabe der Bankverbindung in vorgefertigtem Formular der DPD.

  • Bonitätsauskunft/Schufa-Auskunft: Zur Dokumentation der finanziellen Zuverlässigkeit holt das Depot eine Auskunft über Ihre Kreditwürdigkeit bei Creditreform ein. Unternehmen mit einer Gewerbeanmeldung unter einem Jahr oder der Rechtsform UG müssen die Schufa-Auskunft selbst bereitstellen. https://www.unternehmensverzeichnis.org/info/schufa-kompaktauskunft-bonitaet/.

  • Güterkraftverkehrserlaubnis/EU-Gemeinschafts-Lizenz (Nachweis fachliche Eignung): Erforderlich für Kraftfahrzeuge, die für die geschäftsmäßige oder entgeltliche Beförderung von Gütern bereitstehen und deren zulässiges Gesamtgewicht einschließlich Anhänger mehr als 3,5 Tonnen beträgt à Erlaubnis der örtlich zuständigen Verkehrsbehörde, Voraussetzungen sind Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit und fachliche Eignung (Prüfung der IHK). EU-Gemeinschaftslizenz berechtigt zum gewerblichen grenzüberschreitenden und innerstaatlichen Güterkraftverkehr innerhalb der EU, wird von der Verkehrsbehörde für 10 Jahre ausgestellt, IHK Prüfung (Sach- und Fachkundeprüfung) notwendig.

  • Nachweis der Versicherungsunterlagen: Betriebs- und Umwelthaftpflicht, Verkehrshaftung- und Transportversicherung. Bescheinigungen der Versicherungen mit Bestätigung der Mitgliedschaft und regelmäßigen Zahlung (Nachweis über 520,-€ pro Paketstück und 205.000,-€ je Fahrzeug). Bei der jeweiligen Versicherung zu beantragen.

  • DPD Konformitätserklärungen: Erklärungen zu diversen Themen (z. B. Transport von Gefahrgut). Diese erhalten Sie bei der Vertragsschließung. Sie können die benötigten Unterlagen auch gerne vorher anfragen.